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팀 협업 툴 슬랙(Slack)을 무료로 사용하다 보면 문득 이런 궁금증이 생깁니다. "몇 달 전에 나눈 중요한 대화를 다시 찾아봐야 하는데, 왜 보이지 않지?" 혹은 "우리 팀의 대화 기록은 언제까지 보관되는 걸까?"
무료 플랜의 메시지 보관 정책을 정확히 알아야 중요한 데이터를 잃지 않고, 유료 플랜 업그레이드나 데이터 백업 같은 현명한 결정을 내릴 수 있습니다.
결론부터 말씀드리면, Slack 무료 플랜은 최근 90일치 대화만 볼 수 있지만, 데이터 자체는 최대 1년까지 보관되도록 설정할 수 있습니다. 이 글에서는 Slack 무료 플랜의 메시지 보관 규칙, 백업 방법, 그리고 유료 전환 시 얻는 이점까지 명확하게 알려드립니다.
1. 핵심 규칙: '90일 접근'과 '1년 보관'의 차이
Slack 무료 플랜의 데이터 정책은 '접근성'과 '저장성'이라는 두 가지 개념으로 나뉩니다. 많은 분들이 이 둘을 혼동하여 데이터가 90일 만에 삭제된다고 오해하곤 합니다.
- ✅ 접근성 (90일): 무료 워크스페이스에서는 최근 90일 동안의 메시지와 파일만 검색하고 열람할 수 있습니다. 91일째 되는 날의 데이터는 화면에 보이지 않게 됩니다.
- 💾 저장성 (최대 1년): 데이터는 보이지 않더라도 서버에 최대 1년까지 저장되도록 설정할 수 있습니다. 하지만 1년이 지난 데이터는 순차적으로 영구 삭제됩니다.
- 💡 유료 전환 효과: 만약 유료 플랜으로 업그레이드하면, 화면에서 사라졌던 90일 초과 ~ 1년 미만의 데이터가 다시 보이게 됩니다. (단, 1년이 지나 영구 삭제된 데이터는 복구 불가)
무료 플랜 vs 유료 플랜 비교
| 항목 | 무료(Free) | 유료(Pro/Business+) |
|---|---|---|
| 메시지 접근 범위 | 최근 90일만 검색 및 열람 가능 | 워크스페이스 전체 기간 (기본) |
| 데이터 보관 설정 | 90일 또는 1년 중 선택 | 무기한 또는 맞춤 기간 설정 가능 |
| 1년 초과 데이터 | 설정에 따라 영구 삭제 (롤링 방식) | 정책에 따라 보존 또는 맞춤 삭제 |
| 데이터 내보내기 | 공개 채널의 메시지만 가능 (제한적) | 고급 내보내기 및 감사 도구 지원 |
2. 무료 플랜의 선택지: 90일 vs 1년 보관 설정하기
놀랍게도 무료 플랜 사용자도 데이터 보관 기간을 직접 설정할 수 있습니다. 워크스페이스 관리자는 90일 또는 1년 중에서 선택할 수 있습니다.
- 설정 방법:
워크스페이스 설정 및 관리>워크스페이스 설정>메시지 보관 - 1년 설정 시 주의사항: 1년으로 설정하면, 생성된 지 366일째 되는 데이터부터 매일 순차적으로 영구 삭제됩니다. 한번 삭제된 데이터는 복구할 수 없으므로 신중하게 선택해야 합니다.
- 적용 범위: 이 보관 설정은 메시지뿐만 아니라 파일, 캔버스, 리스트 등 워크스페이스 내 대부분의 데이터에 일괄적으로 적용됩니다.
💡 지식 손실 비용을 생각해보세요
장기적인 기록 보관이 중요한 팀이라면, 90일 접근 제한으로 인해 필요한 정보를 제때 찾지 못하는 상황의 비용을 고려해야 합니다. 이는 생산성 저하로 이어질 수 있습니다. 다른 서비스의 요금제 한도 비교나 예외 정책 정리 글을 함께 읽어보시면 비용과 한도에 대한 감을 잡는 데 도움이 될 것입니다.
3. 유료 전환: 사라졌던 과거 기록이 돌아올까?
네, 돌아옵니다. 하지만 조건이 있습니다.
유료 플랜으로 전환하는 즉시, 접근이 막혀있던 90일 이전의 메시지들이 다시 검색되고 보이게 됩니다. 하지만 이는 보관 기간(최대 1년) 내에 남아있는 데이터에 한정됩니다. 이미 1년이 지나 영구적으로 삭제된 데이터는 유료로 전환해도 복원할 수 없습니다.
유료 플랜은 기본적으로 모든 데이터를 무기한 보관하며, 필요에 따라 특정 채널이나 대화에만 다른 보관 정책을 적용하는 등 유연한 관리가 가능합니다.
4. 무료 플랜 유지 시, 데이터 백업 방법
유료 전환이 부담스럽다면, 데이터가 영구 삭제되기 전에 백업하는 방법을 고려할 수 있습니다.
- 기본 내보내기 (Export) 기능: 워크스페이스 소유자나 관리자는 공개 채널의 대화 기록을 JSON 파일 형태로 내보낼 수 있습니다. 단, 파일 자체가 아닌 파일 링크가 포함되며, 비공개 채널이나 DM은 이 방법으로 내보낼 수 없습니다. 자세한 절차는 Slack의 데이터 내보내기 가이드를 참고하세요.
- 서드파티 앱 또는 스크립트: Slack API를 활용하는 다양한 백업 서비스나 직접 개발한 스크립트를 통해 데이터를 주기적으로 백업할 수 있습니다. 다만, 회사의 보안 정책과 규정을 반드시 준수해야 합니다.
대안별 장단점 비교
| 옵션 | 초기/운영 비용 | 리스크 및 한계 | 적합한 팀 |
|---|---|---|---|
| 외부 백업 툴 | 백업 툴 구독 및 관리비 | DM/비공개 채널 제한, 검색 품질 이슈 | 커뮤니티, 소규모 프로젝트 |
| 수동 복사/붙여넣기 | 인력의 시간 비용 | 형식 불일치, 검색 효율 매우 낮음 | 특정 프로젝트의 스냅샷 |
| API 기반 스크립트 | 개발 및 보안 검토 비용 | 권한 및 정책 준수 필요 | 기술 역량이 있는 조직 |
| → 유료 플랜 전환 | (활성 사용자 수) x (좌석 단가) | 초기 비용 증가 | 지식 자산화, 규제 준수가 중요한 팀 |
5. 꼭 알아야 할 영구 삭제 규칙과 예외 사항
- 채널 삭제: 채널을 보관(Archive)하는 것이 아니라 삭제(Delete)하면, 해당 채널의 모든 메시지는 설정된 보관 기간과 관계없이 즉시 영구 삭제됩니다.
- 삭제 주기: 보관 설정을 변경하면, 보통 하루에 한 번씩 삭제 작업이 실행됩니다.
- Slack Connect: 다른 회사와 협업하는 Slack Connect 채널의 경우, 데이터 보관 정책이 더 복잡할 수 있으며 양사의 설정에 따라 달라질 수 있습니다.
FAQ (자주 묻는 질문)
Q1. 무료 플랜에서 1년 보관을 선택하면 1년이 지난 데이터는 어떻게 되나요?
A. 1년이 지난 시점부터 순차적으로 영구 삭제됩니다. 항상 최신 1년치 데이터만 서버에 남게 됩니다.
Q2. 유료로 전환하면 90일이 지난 과거 메시지를 다시 볼 수 있나요?
A. 네, 볼 수 있습니다. 단, 이미 1년이 지나 영구 삭제된 데이터는 복구되지 않습니다.
Q3. DM(다이렉트 메시지)이나 파일, 캔버스도 동일한 보관 정책이 적용되나요?
A. 네, 워크스페이스에 설정된 보관 정책(90일 또는 1년)이 메시지, 파일, 캔버스, 리스트 등 대부분의 데이터에 일괄적으로 적용됩니다.
Q4. 데이터가 1년이 되기 전에 백업하려면 어떻게 해야 하나요?
A. 워크스페이스 설정의 데이터 가져오기/내보내기 메뉴에서 공개 채널 데이터를 JSON 파일로 내보내기하여 별도로 저장할 수 있습니다.
※ Slack의 정책과 요금은 변경될 수 있으니, 중요한 결정을 내리기 전에는 항상 공식 문서를 확인하는 것이 가장 정확합니다.
